如果活動(dòng)計(jì)劃在社交旺季舉辦，你可以先試著投遞一份不含活動(dòng)舉辦日期的邀請(qǐng)卡。如果活動(dòng)在國(guó)外舉辦，則可以郵寄一張有活動(dòng)舉辦地點(diǎn)圖片的明信片，上面寫(xiě)上你期望著在那里與他們見(jiàn)面的話，并寫(xiě)明活動(dòng)日期和其他相關(guān)信息。另外一個(gè)方法是寄送一份趣味信件或邀請(qǐng)卡，例如在一個(gè)以刺激銷售為目的獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中，你可以在邀請(qǐng)信或邀請(qǐng)卡上畫(huà)上或印上一個(gè)雪鏟旁邊寫(xiě)著一行文字“不要被遺忘在寒冷中”，要注意注明日期、時(shí)間等詳細(xì)信息。至于活動(dòng)舉辦地點(diǎn)和著裝要求可以后來(lái)再通知。這種方法對(duì)于所有的特殊活動(dòng)都有很好的效果，包括各種頒獎(jiǎng)典禮。它會(huì)使人們對(duì)你的活動(dòng)充滿“渴望”。
　　如果你在未寫(xiě)明活動(dòng)舉辦日期的邀請(qǐng)卡或信件中說(shuō)明正式邀請(qǐng)信將在某個(gè)日期寄到的話，你就要保證一定做到。它體現(xiàn)的是你所代表公司的工作作風(fēng)——信守承諾。試想一下，如果你收到邀請(qǐng)信的時(shí)間比承諾的晚了一個(gè)月，你會(huì)怎么想？肯定會(huì)覺(jué)得這家公司缺乏專業(yè)素質(zhì)。所以，當(dāng)邀請(qǐng)信件上簽上你公司總經(jīng)理的名字發(fā)出后，你一定要履行上面的承諾。
　　在對(duì)方收到邀請(qǐng)信并回復(fù)后，活動(dòng)的安全通行證（社會(huì)名流參加活動(dòng)的看得到的身份證）或者門(mén)票要及時(shí)寄出，以便客人有足夠的時(shí)間收取。在ー些活動(dòng)中，客人必須出示安全通行證、邀請(qǐng)信或者門(mén)票才能獲許進(jìn)入，雖然前臺(tái)也有一份正式的客人名單，但是這樣做可以減少擁堵，減少客人排隊(duì)等候的時(shí)間。
　　為了獲得餐飲上的保證，根據(jù)準(zhǔn)確的人數(shù)來(lái)調(diào)整預(yù)算，你必須要求客人在某個(gè)日期之前做出回復(fù)，還要安排職員打跟進(jìn)電話以確認(rèn)出席情況。打跟進(jìn)電話同時(shí)還是一個(gè)確認(rèn)是否存在姓名或地址變動(dòng)的好時(shí)機(jī)。
　　在安排印刷數(shù)量時(shí)，要保證每對(duì)夫婦一份請(qǐng)柬、每位客人―份座位卡和一份菜單：實(shí)際印刷量要稍多于預(yù)計(jì)數(shù)量，并且要留出足夠的印刷時(shí)間。出于某些原因，印刷商一般都要求四周的時(shí)間。當(dāng)然，你必須先了解清楚 他們是否有能力準(zhǔn)時(shí)地、保質(zhì)保量地完成任務(wù)。你需要準(zhǔn)時(shí)地給他們送去照相原版，并保證公司標(biāo)志所用顏色準(zhǔn)確無(wú)誤。要先把信封印制出來(lái)，這樣就可以開(kāi)始寫(xiě)地址了。如果預(yù)算允許的話，則可以聘請(qǐng)一位書(shū)法家來(lái)寫(xiě)，人們一般會(huì)首先打開(kāi)手寫(xiě)的請(qǐng)柬，它們給人的印象較之那些印在標(biāo)簽或信封上的邀請(qǐng)要深刻得多。
　　不管是你親自寄出這些信件，還是交給郵局，別忘了寄給自己一份，以便檢測(cè)是否會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。收到邀請(qǐng)信后査看一下實(shí)際寄出時(shí)間。如果你把郵寄事務(wù)交給郵局處理，并明確了確切的郵寄時(shí)間，那么一旦出了問(wèn)題，郵寄給自 己的這封就是有力的證據(jù)。如果你的信件沒(méi)有按時(shí)收到，那就要開(kāi)始給客人打電話，看看他們是否已經(jīng)收到了邀請(qǐng)信。郵遞過(guò)程中可能會(huì)出一些問(wèn)題， 或者這些信件還在某個(gè)人的辦公桌上未被寄出。要是客人在活動(dòng)舉辦的前 幾天才收到邀請(qǐng)信，那么會(huì)給他們?cè)斐梢欢ǖ睦щy，很可能因無(wú)法改變既定的計(jì)劃而無(wú)法出席。另外，還會(huì)造成更壞的結(jié)果，這些客人會(huì)認(rèn)為自己是被排在名單上的，是最后的替補(bǔ)隊(duì)員，而同時(shí)，估計(jì)你這個(gè)活動(dòng)策劃者的飯碗也保不住了。
　　了解一下一類郵件的投遞安排表。地區(qū)寄送信件需要的最短和最長(zhǎng)時(shí)間分別是多少？注意，日程表上的時(shí)間可能會(huì)發(fā)生改變。另外,一年中不同的時(shí)間也會(huì)對(duì)郵寄產(chǎn)生影響，如假期中寄送的邀請(qǐng)信很可能會(huì)發(fā)生延誤。因此，在開(kāi)始做活動(dòng)策劃時(shí)就要去當(dāng)?shù)剜]局確認(rèn)一下。如果需要，則應(yīng)同時(shí)檢査國(guó)際郵件遞送安排表。
　　了解一下一類郵件的郵資。國(guó)際郵件的郵費(fèi)與地方的有很大不同。確保國(guó)際郵件與地方郵件分開(kāi)投遞,并按正確郵資收費(fèi)。超大的和不規(guī)則形狀的 信件需要支付額外的費(fèi)用。最好先帶一個(gè)樣本過(guò)去，看看是否超出標(biāo)準(zhǔn)大小和重量。
　　了解一下三類郵件的投遞安排表。最短和最長(zhǎng)的郵寄時(shí)間分別是多少？郵費(fèi)又是多少？ 如果需要，不僅要核對(duì)地方郵件，還需核對(duì)國(guó)際郵件投遞安排表。如舉打算采用三類郵件投遞方式，就要根據(jù)投遞線路情況做出相應(yīng)的時(shí)間調(diào)整。通常，寄送的郵件達(dá)到一定的數(shù)量才可以享用此項(xiàng)服務(wù)。同樣，國(guó)際郵件、超大郵件和形狀不規(guī)則的郵件需要支付額外的郵費(fèi)。最好是帶個(gè)樣本過(guò)去，以確保邀請(qǐng)信沒(méi)有超出標(biāo)準(zhǔn)的大小和重量。