會議活動策劃之禮儀服務的流程
作者來源：雅景傳播 所屬欄目：公司新聞 發(fā)布日期：2015-01-24 14:33:04 點擊率：1650
一、會前注意事項
    1、會議開始前,負責與會人員的注冊登記,包括簽到和領取代表證件、會議文件及紀念品等;
    2、每次會議開始前,在進門處檢查與會人員證件;會議開始后,將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室,將會議廳室的大門關上;
    3、迎接嘉賓,引導代表等至指定席位;
    4、記錄會議的進行過程及代表的發(fā)言內容;
    5、對要求發(fā)言的代表進行登記,及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書.注意記錄下代表的姓名,所代表的國家或機構及發(fā)言順序的先后要求.有的代表要求靠前安排發(fā)言時間,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求.
    6、在場內分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等.發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā),如稿件未到,可在主持人發(fā)言小結時分發(fā),或在下次會議開始前分發(fā).為保證記錄的準確性,如代表系臨時發(fā)言且有手稿,可在其發(fā)言后向其暫借,復制后隨即退還;
    7、隨時準備提供必要的會議文件及有關資料,供討論時參閱;
    8、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、(主持人用)木槌、投影設備等是否均已符合要求;
    9、接聽緊急電話并通知所要求的通話人.會議廳室內的電話機通常只閃光而無鈴聲.秘書接話應輕聲.其他人員應在會議廳室外的分機接話,以免干擾會場.
    10、會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位;各種設施如電力、空調、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用.
    二、會議服務環(huán)節(jié)
    一般而言,作為專業(yè)的會議服務公司,對于會議服務流程的把握應該更專業(yè)更到位,會議服務流程大多經過以下幾個環(huán)節(jié):
    1、策劃作為專業(yè)的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮⒄姓蛊髣�、會議回執(zhí)等等.
    2、咨詢在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇--譬如在預算范圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等.
    3、考察如果您認為溝通后可以相信我們,那么我們可以進入這個階段--我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频�、會議場地、環(huán)境、交通車輛及會展設備細節(jié)等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務.
    4、確定這個時間需要的是耐心與細致--我們得一一推敲設想得流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協(xié)議.
    5、執(zhí)行嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議,將是雙方合作精神的高度升華.不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮斗目標.在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務視為協(xié)議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執(zhí)行.
    6、結算雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算.
    三、會議程序
    1、領受任務:會議名稱→會議性質→與會人數→會議期限→會議休息時間表→會議活動范圍→準備內容→注意事項.
    2、會前準備:會標→音響→主席臺→茶具飲品→登記臺→簽到薄→休息安排→服務員配備→會場清潔→接手紀念品、禮品(發(fā)放)→會場指示牌→禮儀演習彩排
    3、會前檢查根據表格列項檢查、設備設施、會議物品
    4、引領登記:準備大廳指示牌→引領員→電梯引領員→會場引領員→指示牌→登記根據請柬、門票等發(fā)放紀念品
    5、會場服務:主席臺香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務→會場秩序維持服務(清理閑雜人員)→清潔服務→委托代辦服務→出會場的引領服務(先生,請問需要幫助嗎)→應急情況處理(火災疏散、禁坐電梯、失竊、當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機、急癥救護)
    6、會后清理:撤會議物品→桌椅→餐具→清理與會人員遺留物并登記→清潔會場→撤出帶入會場物品→查對清理紀念品、禮品→檢查清理情況→關閉動力電器設備→服務人員撤出,鎖閉會議廳
    7、匯報總結:向主辦方主辦人員匯報會議情況,遺留物品,剩余禮品,征求意見,說明情況→會后總結專題會(部門經理,會議服務人員參加)
    四、會議服務禮儀
    一、服務人員禮儀
    (一)儀容儀表
    1、著裝統(tǒng)一整潔,佩帶服務標志,不穿拖鞋、響釘鞋.
    2、服務人員長發(fā)不遮眼,后發(fā)不披肩.要求化淡裝,不濃妝艷抹,不佩帶首飾.
    3、坐站規(guī)范端莊,不翹腿.
    (二)語言
    1、語調溫和親切,音量適中,普通話規(guī)范.
    2、語言文明禮貌,適時運用"您好"、"您請用"、"請"、"謝謝"、"對不起"、"沒關系"等禮貌用語.
    3、對服務對象主動打招呼,不漫不經心,不粗言粗語,不大聲喧嘩.
    (三)態(tài)度
    1、敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè),精神飽滿,彬彬有禮.
    2、微笑服務,態(tài)度誠懇、熱情、周到.
    3、工作差錯失誤及時糾正并當面賠禮道歉.
    4、解釋問題有禮有節(jié).
    5、想服務對象之所想,急服務對象之所急,盡服務對象之所需.
    (四)紀律
    1、上班前不飲酒,不吃異味食品.
    2、不準擅自脫崗、漏崗,不在服務場所使用電話.
    3、服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻.
    4、嚴格遵守職業(yè)道德.
    (五)服務衛(wèi)生
    1、工作服固定,整潔干凈.
    2、定期體檢,健康合格,持證上崗.
    3、勤理發(fā)洗手,勤修指甲.
    4、用品、用具分類保管,及時清洗、消毒,擺放整齊;領導房間的床上用品要及時更換、清洗.
    二、會前禮儀服務
    (一)根據會議主辦單位的要求,明確會議服務要求,并提前落實會議場所及會場主席臺、發(fā)言席、話筒、簽到席、橫幅(會標)、背景音樂、鮮花擺放、領導休息室等,并提前檢測、檢查音響、話筒等設備及會議各項要求的落實情況.
    (二)及時做好會場衛(wèi)生,整理打掃桌面、抽屜、座椅、地面、門窗等,檢查服務箱用品、面巾紙、洗手液配備情況.
    (三)在會場入口醒目位置安放會議指示牌,室內座位牌擺放整齊.
    (四)會議服務人員應提前1小時進入會場,檢查會場整體效果,確保各項準備工作到位,并備好茶水,打開音響.播放輕音樂,同時打開安全門、照明燈及通道門,做好引導工作.如需使用空調,提前半小時開啟.
    三、會中禮儀服務
    (一)會議服務人員在與會人員入場前,應站立在會議廳門口兩側,有禮貌地向賓客點頭致意,并說"早上(上午、下午、晚上)好"或"歡迎光臨"等文明用語.同時對已入座的客人,及時遞上茶水、濕巾,茶水量一般控制在8分.上茶水時應遵循從左至右的原則,從賓客翼側依次加水,原則上每20分鐘添加茶水一次.
    (二)會議服務人員時刻注意觀察和隨聽音響設備運行狀況.注意會場情況及室內溫度,發(fā)現問題及時報告和處理.
    四、會后禮儀服務
    (一)會議結束時,服務人員應及時打開通道門,站立兩側,禮貌送客,向客人微笑點頭,并說"慢走、再見".會后及時做好會場清理工作.若發(fā)現客人遺留物品迅速與有關單位聯系.
    (二)會議服務結束后,服務主管人員應主動及時填寫《會議服務意見單》征求會議主辦單位的意見,以總結工作,改進服務,意見單計入年終考核范圍.
    (三)嚴格做好保密工作,不詢問、議論、外傳會議內容和領導講話內容,不帶無關人員進入工作間.
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